Måste man spara papperskvitton i enskild firma?
Nej, du behöver inte alltid spara papperskvitton i enskild firma längre. Sedan 1 juli 2024 får du kasta papperskvitton och pappersfakturor när du har digitaliserat dem korrekt, så länge överföringen har skett på ett sätt som gör att informationen inte riskerar att förändras eller försvinna.
Kort svar
Har du ett papperskvitto i din enskilda firma behöver du normalt inte spara själva pappret efter att du har skannat eller fotat in det korrekt. Däremot måste informationen i kvittot fortfarande sparas som en del av bokföringen under hela arkiveringstiden. De nya reglerna ändrade alltså kravet på att spara originalet, men inte kravet på att spara räkenskapsinformationen i 7 år.
Vad gäller från 1 juli 2024?
Från och med 1 juli 2024 gäller nya regler i bokföringslagen. Tidigare fick man i många fall vänta innan originalet kunde kastas, men nu får papperskvittot förstöras så snart informationen har förts över på ett säkert sätt. Ändringen gäller när ett företag till exempel skannar en pappersfaktura eller fotograferar ett papperskvitto — originalet får kastas direkt efter korrekt överföring.
Skatteverket skriver också att de nya reglerna gäller även räkenskapsinformation som överförts före 1 juli 2024. Det betyder att företag i många fall får kasta äldre papperskvitton som redan har digitaliserats korrekt.
När får man kasta papperskvittot?
Du får kasta papperskvittot när räkenskapsinformationen har förts över till en annan handling, till exempel en digital bild eller fil, och överföringen har skett på ett sätt som inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner.
Det räcker alltså inte att bara ta en suddig bild och hoppas att det fungerar. Kvittot måste vara läsbart, komplett och sparat på ett säkert sätt som gör att du kan hitta det senare.
Måste man ändå spara kvittot i 7 år?
Du måste spara informationen, men inte nödvändigtvis pappersoriginalet. Arkiveringstiden är fortfarande minst 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter att du har digitaliserat kvittot korrekt är det den digitala versionen som ska sparas under hela den perioden.
Gäller det alla papperskvitton i enskild firma?
Ja, reglerna gäller även enskild firma. Samma regler om arkivering och digitalisering gäller för enskilda näringsidkare som för andra bokföringsskyldiga.
Vad är viktigt att tänka på?
Det viktiga är inte att spara papperet i sig, utan att informationen finns kvar i rätt form. Därför bör du se till att:
- Kvittot är tydligt och läsbart
- Hela kvittot har kommit med
- Filen sparas på ett ordnat sätt
- Informationen går att hitta senare
- Det inte finns risk att filen ändras eller försvinner
Sammanfattning
Nej, du måste normalt inte spara papperskvitton i enskild firma längre. Sedan 1 juli 2024 får du kasta papperskvittot direkt efter korrekt digitalisering. Det som fortfarande måste sparas är själva räkenskapsinformationen — alltså den digitala versionen av kvittot — under hela arkiveringstiden på 7 år.