Vad händer om ett kvitto saknas?
Om ett kvitto saknas i en enskild firma blir det svårare att visa vad köpet gäller och att styrka bokföringen. Huvudregeln är att alla affärshändelser måste ha ett underlag, till exempel ett kvitto eller en faktura.
Kort svar
Saknas ett kvitto betyder det inte automatiskt att hela bokföringen faller, men du behöver då försöka styrka köpet med annat underlag. Ju bättre du kan visa vad som har köpts, när det köptes, hur mycket det kostade och att det hör till verksamheten, desto bättre.
Varför är ett kvitto viktigt?
Kvitton fungerar som bevis för att en affärshändelse verkligen har hänt. De visar vanligtvis datum, belopp, säljare och vad köpet avser. Det är den typen av information som behövs för att bokföringen ska gå att följa och kontrollera. Bokföringsnämnden beskriver också att om en mottagen verifikation saknar någon uppgift som ska framgå, ska verifikationen kompletteras med den saknade uppgiften.
Kan man bokföra ändå om kvittot är borta?
I praktiken försöker man först få fram ett nytt underlag. Det bästa är att be säljaren om en kopia på kvittot eller en ny faktura. Första steget är alltså att försöka få ett korrekt underlag från den som sålde varan eller tjänsten.
Om det inte går, behöver du samla det du faktiskt har — till exempel ett kontoutdrag, en korttransaktion, en orderbekräftelse, ett mejl eller annat underlag som visar köpet.
Vad bör du göra om ett kvitto saknas?
- Försök få en kopia från butiken eller leverantören
- Om det inte går — samla kontoutdrag, orderbekräftelse, mejl och annan information som visar vad köpet gäller
- Skriv ner vad som har hänt medan du fortfarande minns det: datum, belopp, säljare och varför köpet gjordes i firman
Vad är risken om kvittot saknas?
Risken är framför allt att det blir svårare att bevisa att kostnaden hör till verksamheten. Det kan skapa problem när du gör bokföring, bokslut eller deklaration. Skatteverkets regler bygger på att bokföringsmaterialet ska gå att följa och kontrolleras i efterhand — saknas underlaget blir det svårare att visa hur du har räknat fram resultat, moms och uppgifter i deklarationen.
Räcker ett kontoutdrag om kvittot är borta?
Ett kontoutdrag visar normalt att en betalning har gjorts, men inte alltid exakt vad som köpts. Därför är ett kontoutdrag ensamt ofta sämre än ett riktigt kvitto. Men tillsammans med annan information — som orderbekräftelse eller en anteckning om köpet — kan det vara ett viktigt stöd.
Hur undviker man problemet framöver?
Det enklaste är att spara kvitton direkt när du får dem. En enkel rutin där du fotar eller skannar kvitton direkt, sparar digitala kvitton i rätt mapp och stämmer av mot bankkontot regelbundet minskar risken för att underlag försvinner. Sedan 1 juli 2024 får du dessutom i många fall kasta papperskvittot efter korrekt digitalisering, vilket gör det enklare att arbeta digitalt.
Sammanfattning
Om ett kvitto saknas i enskild firma behöver du försöka styrka köpet med annat underlag. Försök först att få en kopia från säljaren. Om det inte går — samla kontoutdrag, orderbekräftelse, mejl och annan information som visar affärshändelsen. Skatteverkets huvudregel är att alla affärshändelser måste ha ett underlag, så ju bättre dokumentation du kan få fram, desto bättre.